Werkwijze: Projectaanpak
De projectaanpak omvat de vertaling van het hele proces naar de verschillende afdelingen. Dit wordt via het ERP-automatiseringspakket bewaakt. Chronologisch verloopt het proces van aanvraag tot oplevering. Voor een productieproject (OPLIN-diensten: productie, logistiek en implementatie), waarbij het ontwerp wordt aangeleverd, verloopt dit als volgt:
- Een aanvraag komen via de afdeling verkoop binnen. Na screening op geschiktheid, wordt de aanvraag doorgegeven aan de afdeling calculatie.
- Door de afdeling calculatie wordt een offerte inclusief technische omschrijving van het product/de producten gemaakt. Hierna zijn de benodigde uren per afdeling (werkvoorbereiding en productie) bekend. Het moment van oplevering kan bekend zijn doordat de klant een levertijd aangegeven heeft, of wordt bepaald aan de hand van de beschikbare productiecapaciteit.
- Een offerte wordt opdracht (stap 4 t/m 10) of niet (proces stopt).
- Opdrachtverstrekking: er wordt een order aangemaakt en de voorgecalculeerde uren worden vanuit voorcalculatie overgezet naar de order en vervolgens naar de planning per afdeling (productie). Er worden ˇˇn of meerdere werkvoorbereiders en een projectleider aan het project gekoppeld (werkvoorbereiding en projectleiding zijn directe uren en lopen mee in de capaciteitsplanning). De afdeling administratie start de facturering volgens overeengekomen betaalschema.
- Er wordt een kick-off vegadering met alle intern betrokkenen georganiseerd.
- Hierna start de afdeling werkvoorbereiding met de werkvoorbereiding en de materiaalinkoop.
- De door de afdeling werkvoorbereiding gemaakte tekeningen worden voordat deze doorgegeven worden aan de afdeling productie ter controle aangeboden aan opdrachtgever. Hierop kunnen eventueel wijzigingen van toepassing zijn.
- Nadat het tekenwerk akkoord is start de afdeling productie (sub-afdelingen zagerij, machinale assemblage en meubelmakerij) met de productie.
- Zodra delen gereed zijn voor montage (implementatie) worden deze door de sub-afdeling expeditie vervoerd naar de locatie voor montage door de sub-afdeling montage.
- Oplevering (projectleiding) en eindfacturering (administratie).
- Preventief onderhoud: 1 keer per jaar loopt een service monteur het gehele project of winkel na met als output: verhelpen klein onderhoud, in kaart brengen omvangrijker herstellingswerkzaamheden, evt. opnemen van extra werkzaamheden.
- Service: Het op oproepbasis verhelpen van storingen of mankementen aan het interieur.
“Gemiddeld lopen er ca. 80 projecten gelijkertijd. Door het proces te stroomlijnen is varwijk in staat om veel projecten naast elkaar op effici‘nte wijze te realiseren.”
Zegt Freddie Bisselink, technisch directeur/bedrijfsleider.